AML ja KYC — milloin sinun on todennettava B2B-vastapuoli

Mitä ovat AML, KYC ja KYB?

AML (anti-money laundering) on kokonaisuus säännöistä ja käytännöistä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseksi. Sen sisällä esiintyy kaksi työkäsitettä. KYC (know your customer) tarkoittaa asiakkaan tuntemista — henkilöllisyyden toteamista ja vahvistamista sekä riskin arviointia. KYB (know your business) on KYC:n muunnos, joka kohdistuu yritysasiakkaisiin — se kattaa yrityksen olemassaolon ja statuksen, edustuksen ja tosiasiallisten edunsaajien vahvistamisen.

Käytännössä KYB pohjoismaisen vastapuolen kohdalla yhdistää useita säikeitä, joita käsittelemme erillisissä oppaissa: rekisteritiedot, status ja talous sekä tosiasiallisen edunsaajan (UBO) selvittäminen. Konkreettiset määritelmät ja vaatimukset seuraavat kunkin maan säännöistä ja niitä päivitetään ajoittain — tässä kuvaamme ne yleisesti.

Milloin vastapuolen tarkistus on velvollisuus?

Velvollisuus soveltaa asiakkaan tuntemistoimia seuraa AML-säännöistä ja koskee niin sanottuja ilmoitusvelvollisia — eli tiettyjä aloja ja ammatteja. Klassisesti näitä ovat pankit ja rahoituslaitokset, mutta lista voi olla laajempi ja kattaa mm. tilitoimistot, neuvojat, kiinteistönvälittäjät, notaarit ja arvokkailla tavaroilla käyvät toimijat. Alaan kuulumisen lisäksi velvollisuuden laukaisevat usein transaktion olosuhteet: arvo yli rajan, käteismaksu tai kohonnut riski.

Ratkaisevaa on riskiperusteinen lähestymistapa: mitä suurempi riski, sitä syvempi tarkistus. Vaikka et muodollisesti olisi ilmoitusvelvollinen, vastapuolen tarkistus voi olla järkevää liiketoiminnan varovaisuudesta. Se, onko sinulla ja missä laajuudessa AML-velvollisuuksia, riippuu tilanteestasi — varmista se neuvojalta tai compliance-toiminnolta; tämä opas ei määrää niitä.

Mitä vastapuolen tarkistus kattaa?

Laajuus riippuu riskistä, mutta kattaa yleensä useita kerroksia. Alla oleva taulukko järjestää yritystarkistuksen (KYB) tyypilliset osat ja näyttää, mistä tiedot tulevat. Tämä on yksinkertaistus — tarkka laajuus ja vaadittavat todisteet seuraavat velvollisuuksistasi ja politiikastasi, joka kannattaa määrittää neuvojan kanssa.

Miten tarkistus tehdään pohjoismaiselle vastapuolelle?

Norjalaisen, ruotsalaisen tai tanskalaisen yrityksen kohdalla tarkistustiedot ovat hajallaan rekistereissä ja osin paikallisella kielellä. Henkilöllisyyden, oikeudellisen muodon, statuksen ja edustuksen vahvistat yritysrekisteristä (BRREG Norjassa, Bolagsverket Ruotsissa, CVR/Virk Tanskassa), vero- ja ALV-statuksen kansalliselta hallinnolta ja tosiasiallisen edunsaajan edunsaajarekisteristä. Taloudellisen tilan arvioit tilinpäätöksestä (årsregnskap/årsredovisning/årsrapport).

Tämän kokoaminen itse useasta lähteestä vieraalla kielellä on aikaa vievää ja virhealtista. NordScan-raportti kokoaa pohjoismaisen yrityksen rekisteritiedot, oikeudellisen muodon, edustuksen, statuksen ja talouden yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi omalla kielelläsi — mikä nopeuttaa KYB-kerrosta. Tosiasiallisen edunsaajan selvittämistä ja pakotteiden arviointia käsittelemme aiheeseen liittyvässä UBO-oppaassa. Sovita tarkistuksen riittävä laajuus ja dokumentointi velvollisuuksiisi — varmista ne neuvojalta tai compliance-toiminnolta.

Dokumentaatio ja jatkuva seuranta

Todentaminen ei pääty kertaluonteiseen tarkistukseen. Jos sinua koskevat AML-velvollisuudet, sinun on yleensä dokumentoitava, mitä tarkistit ja milloin, ja säilytettävä kerätyt todisteet vaaditun ajan — tämä voidaan tarkastaa. Pysyvässä suhteessa tulee mukaan jatkuva seuranta: tietojen päivittäminen ja olennaisiin muutoksiin reagoiminen, esim. omistajanvaihdos, statuksen muutos tai uudet riskisignaalit.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että kerran koottu raportti vanhenee ajan myötä, ja pidemmässä yhteistyössä tarkistus kannattaa toistaa säännöllisesti. Konkreettinen säilytysaika ja tarkastustiheys seuraavat säännöistä ja politiikastasi — varmista ne neuvojalta tai compliance-toiminnolta. Tämä opas ei määrää näitä vaatimuksia puolestasi.

Usein kysytyt kysymykset

Miten KYC ja KYB eroavat?

KYC (know your customer) tarkoittaa asiakkaan tuntemista yleisesti — myös luonnollisen henkilön. KYB (know your business) on sen muunnos, joka keskittyy yritysasiakkaaseen: olemassaolon ja statuksen vahvistaminen, kuka sitä edustaa ja kuka on tosiasiallinen edunsaaja. B2B-vastapuolista puhutaan yleensä KYB:stä.

Onko jokaisen yrityksen sovellettava AML-toimia?

Ei. Muodollinen velvollisuus koskee ilmoitusvelvollisia — tiettyjä aloja ja ammatteja (mm. rahoituslaitokset, tilitoimistot, neuvojat, kiinteistönvälittäjät). Muut voivat todentaa vastapuolen liiketoiminnan varovaisuudesta. Se, oletko ilmoitusvelvollinen ja missä laajuudessa, kannattaa varmistaa neuvojalta tai compliance-toiminnolta.

Mikä on riskiperusteinen lähestymistapa?

Se on periaate, jonka mukaan tarkistuksen syvyys mukautuu suhteen riskiin. Matalalla riskillä perustoimet riittävät, kohonneella riskillä tehostetut (esim. tosiasiallisen edunsaajan tarkempi selvittäminen, varojen alkuperä tai kytkökset). Riskiä arvioit mm. maan, alan, omistusrakenteen ja transaktion luonteen mukaan. Konkreettiset kriteerit kannattaa kirjata neuvojan kanssa sovittuun politiikkaan.

Miten AML liittyy tosiasialliseen edunsaajaan ja pakotteisiin?

Tosiasiallisen edunsaajan (UBO) selvittäminen ja sen tarkistaminen, ovatko liittyvät henkilöt pakotteiden kohteena, ovat AML/KYB-todentamisen tyypillisiä osia. Tarkoitus on tietää, kuka todella on yrityksen takana ja rikkooko suhde mitään rajoituksia. Tosiasiallisen edunsaajan selvittämistä ja siihen liittyviä rekisterirajoituksia käsittelemme tarkemmin aiheeseen liittyvässä oppaassa UBO:sta Pohjoismaissa.

Miten voin nopeuttaa pohjoismaisen vastapuolen todentamista?

Sen sijaan, että kokoaisit tietoja useasta pohjoismaisesta rekisteristä paikallisella kielellä, on kätevämpää koota ne yhteen raporttiin. NordScan-raportti järjestää norjalaisen, ruotsalaisen tai tanskalaisen yrityksen rekisteritiedot, oikeudellisen muodon, edustuksen, statuksen ja talouden omalla kielelläsi, yhtenä PDF-tiedostona — mikä nopeuttaa KYB-kerrosta. Sovita tarkistuksen riittävä laajuus ja dokumentointi velvollisuuksiisi ja varmista ne neuvojalta.

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Näin tarkistat yrityksen Norjassa
• Näin luet skandinaavisten yritysten tilinpäätöksiä
• Brønnøysundregistrene (BRREG) — mikä on Norjan yritysrekisteri
• Näin perustat yrityksen Norjaan — vaihe vaiheelta
• Yksityinen elinkeinonharjoittaja Norjassa (enkeltpersonforetak) — verot ja kustannukset
• AS-yhtiö Norjassa (aksjeselskap) — miten se toimii ja mitä se maksaa
• Yritystoiminnan pyörittäminen Norjassa — velvollisuudet ja muodollisuudet
• Sanasto — yritykset Norjassa, Ruotsissa ja Tanskassa
• Tosiasiallinen edunsaaja (UBO) Norjassa, Ruotsissa ja Tanskassa — kuka on yrityksen takana
• Åpenhetsloven — Norjan avoimuuslaki ja mitä se merkitsee kumppanille
• Kauppa Suomi–Norja: norjalaisen liikekumppanin tarkistus ja turvallinen laskutus