AML og KYC — hvornår du skal verificere en B2B-modpart

Hvad er AML, KYC og KYB?

AML (anti-money laundering) er helheden af regler og praksis for at modvirke hvidvask og finansiering af terrorisme. Inden for dette dukker to arbejdsbegreber op. KYC (know your customer) betyder at kende sin kunde — fastslå og bekræfte identiteten og vurdere risiko. KYB (know your business) er en variant af KYC rettet mod kunder, der er virksomheder — den omfatter at bekræfte virksomhedens eksistens og status, repræsentationen og de reelle ejere.

I praksis kombinerer KYB hos en nordisk modpart flere tråde, som vi behandler i separate vejledninger: registerdata, status og økonomi, og at fastslå den reelle ejer (UBO). Konkrete definitioner og krav følger af det enkelte lands regler og opdateres af og til — her beskriver vi dem generelt.

Hvornår er modpartskontrol en pligt?

Pligten til at anvende kundetiltag følger af AML-reglerne og gælder såkaldte forpligtede enheder — altså visse brancher og erhverv. Klassisk er dette banker og finansinstitutter, men listen kan være bredere og omfatter bl.a. bogføringskontorer, rådgivere, ejendomsmæglere, notarer og aktører, der handler med varer af høj værdi. Ud over branchetilhørsforholdet udløses pligten ofte af transaktionens omstændigheder: værdi over en grænse, kontantbetaling eller forhøjet risiko.

Det afgørende er den risikobaserede tilgang: jo højere risiko, desto dybere kontrol. Selv om du formelt ikke er en forpligtet enhed, kan en modpartskontrol være fornuftig af forretningsforsigtighed. Om og i hvilket omfang du har AML-pligter, afhænger af din situation — bekræft det med en rådgiver eller compliance-funktion; denne vejledning fastsætter dem ikke.

Hvad omfatter modpartskontrollen?

Omfanget afhænger af risikoen, men omfatter som regel flere lag. Tabellen nedenfor ordner de typiske elementer i en selskabskontrol (KYB) og viser, hvor dataene kommer fra. Dette er en forenkling — det præcise omfang og de nødvendige beviser følger af dine pligter og din politik, som bør fastsættes med en rådgiver.

Hvordan gør man kontrollen for en nordisk modpart?

Ved en virksomhed fra Norge, Sverige eller Danmark er kontroldataene spredt mellem registre og delvist på lokalt sprog. Identitet, juridisk form, status og repræsentation bekræfter du i virksomhedsregistret (BRREG i Norge, Bolagsverket i Sverige, CVR/Virk i Danmark), skatte- og momsstatus hos den nationale forvaltning, og den reelle ejer i det pågældende register. Finansiel sundhed vurderer du fra regnskabet (årsregnskap/årsredovisning/årsrapport).

At sætte dette sammen selv fra flere kilder på et fremmed sprog er tidskrævende og fejlbehæftet. En NordScan-rapport samler en nordisk virksomheds registerdata, juridiske form, repræsentation, status og økonomi i én tydelig helhed på dit sprog — hvilket fremskynder KYB-laget. At fastslå den reelle ejer og vurdere sanktioner behandler vi i den relaterede UBO-vejledning. Tilpas tilstrækkeligt omfang og dokumentation af kontrollen til dine pligter — bekræft dem med en rådgiver eller compliance-funktion.

Dokumentation og løbende overvågning

Verifikationen slutter ikke med en engangskontrol. Er du underlagt AML-pligter, skal du som regel dokumentere, hvad du tjekkede og hvornår, og opbevare den indsamlede dokumentation i en påkrævet periode — dette kan kontrolleres. Ved en varig relation kommer løbende overvågning til: opdatere data og reagere på væsentlige ændringer, f.eks. ejerskifte, statusændring eller nye risikosignaler.

I praksis betyder det, at en rapport indsamlet én gang bliver forældet med tiden, og ved længere samarbejde bør kontrollen gentages jævnligt. Konkret opbevaringsperiode og gennemgangsfrekvens følger af reglerne og din politik — bekræft dem med en rådgiver eller compliance-funktion. Denne vejledning fastsætter ikke disse krav for dig.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på KYC og KYB?

KYC (know your customer) betyder at lære kunden at kende generelt — også en fysisk person. KYB (know your business) er varianten rettet mod en kunde, der er et selskab: bekræfte eksistens og status, hvem der repræsenterer det og hvem den reelle ejer er. Ved B2B-modparter mener man som regel KYB.

Skal hver virksomhed anvende AML-tiltag?

Nej. Den formelle pligt gælder forpligtede enheder — visse brancher og erhverv (bl.a. finansinstitutter, bogføringskontorer, rådgivere, ejendomsmæglere). Andre kan verificere en modpart af forretningsforsigtighed. Om du er en forpligtet enhed og i hvilket omfang bør bekræftes med en rådgiver eller compliance-funktion.

Hvad er den risikobaserede tilgang?

Det er princippet om, at dybden i en kontrol tilpasses risikoen i en relation. Ved lav risiko rækker grundlæggende tiltag, ved forhøjet risiko forstærkede (f.eks. grundigere fastlæggelse af reel ejer, midlernes oprindelse eller forbindelser). Risiko vurderer du bl.a. efter land, branche, ejerstruktur og transaktionens art. Konkrete kriterier bør fastlægges i en politik aftalt med en rådgiver.

Hvordan hænger AML sammen med reel ejer og sanktioner?

At fastslå den reelle ejer (UBO) og tjekke, om tilknyttede personer er sanktioneret, er typiske elementer i AML/KYB-verifikation. Pointen er at vide, hvem der reelt står bag et selskab, og om relationen bryder nogen restriktioner. At fastslå den reelle ejer og de tilhørende registerbegrænsninger behandler vi grundigere i den relaterede vejledning om UBO i de nordiske lande.

Hvordan kan jeg fremskynde verifikationen af en nordisk modpart?

I stedet for at sætte data sammen fra flere nordiske registre på lokalt sprog er det nemmere at samle dem i én rapport. En NordScan-rapport ordner registerdata, juridisk form, repræsentation, status og økonomi for en virksomhed fra Norge, Sverige eller Danmark på dit sprog, i én PDF — hvilket fremskynder KYB-laget. Tilpas tilstrækkeligt omfang af kontrollen og hvordan du dokumenterer den til dine pligter, og bekræft dem med en rådgiver.

Relaterede vejledninger

• Sådan tjekker du en virksomhed i Norge
• Sådan læser du skandinaviske virksomheders regnskaber
• Brønnøysundregistrene (BRREG) — det norske virksomhedsregister forklaret
• Sådan starter du en virksomhed i Norge — trin for trin
• Enkeltmandsvirksomhed i Norge (enkeltpersonforetak) — skat og omkostninger
• AS-selskab i Norge (aksjeselskap) — sådan fungerer det, og hvad det koster
• At drive virksomhed i Norge — pligter og formaliteter
• Ordliste — virksomheder i Norge, Sverige og Danmark
• Reel ejer (UBO) i Norge, Sverige og Danmark — hvem står bag en virksomhed
• Åpenhetsloven — Norges åbenhedslov og hvad den betyder for en partner