Sprawdź nordycką spółkę, zanim podpiszesz umowę
Kontrahenta z Norwegii, Szwecji czy Danii nie sprawdzisz w KRS ani na białej liście — te rejestry go nie prowadzą. Jego dane prowadzą urzędy w kraju siedziby, w językach narodowych i w osobnych rejestrach dla każdego państwa. Zbieramy je w jeden dokument po polsku, z datą sprawdzenia, którą możesz dołączyć do dokumentacji transakcji.
Płacisz nordyckiej spółce za licencje, odsetki lub usługi niematerialne?
Od 1 stycznia 2019 r. płatnik, który stosuje zwolnienie albo obniżoną stawkę podatku u źródła, ma ustawowy obowiązek dochowania należytej staranności. Trzeba między innymi ustalić, czy odbiorca należności jest jej rzeczywistym właścicielem oraz czy prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby.
Jako podstawę weryfikacji wskazuje się publicznie dostępne dane — wyciągi z rejestrów handlowych i sprawozdania finansowe. To jest zakres naszego raportu, a spółki nordyckie mają w rejestrach szeroko dostępną sprawozdawczość.
Konsekwencja zaniedbania jest wymierna: odpowiedzialność za cały niepobrany podatek z odsetkami oraz dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 10 procent.
Co rząd zaleca przy zagranicznym kontrahencie
Rządowy portal biznes.gov.pl zaleca, by przed zawarciem transakcji z nieznaną zagraniczną firmą ustalić między innymi, czy figuruje ona w rejestrze firm obowiązującym w danym kraju. Jako drogi pozyskania danych wymienia izby gospodarcze oraz międzynarodowe wywiadownie gospodarcze.
Dla porządku: metodyka Ministerstwa Finansów dotycząca należytej staranności odnosi się, zgodnie z tytułem, do nabywców towarów w transakcjach krajowych, więc przy kontrahencie zagranicznym nie stanowi gotowej listy wymogów. Wskazywane w niej elementy pozostają jednak sensowną praktyką — w szczególności sprawdzenie, czy siedziba odpowiada rodzajowi i skali działalności oraz kto jest umocowany do reprezentowania kontrahenta.
Trzy kraje, trzy rejestry, trzy języki
Sam wpis w rejestrze mówi, że podmiot został zarejestrowany — nie mówi, w jakiej jest kondycji. Rejestry nordyckie pokazują sygnały, które warto sprawdzić przed podpisaniem umowy: czy spółka nie jest w likwidacji, czy składa sprawozdania w terminie, jaka jest jej forma prawna i kto ją reprezentuje.
Trudność jest praktyczna. Norwegię prowadzi Brønnøysundregistrene, Szwecję Bolagsverket, a Danię Erhvervsstyrelsen — trzy odrębne urzędy, trzy odrębne układy danych i trzy języki narodowe. Do tego terminologia, która nie ma polskich odpowiedników: AS, AB, ApS to nie to samo, a różnice dotyczą także obowiązków sprawozdawczych. Zbieramy to w jeden dokument i wyjaśniamy pojęcia.
Co zawiera raport
- Status spółkiaktywna, w likwidacji, wykreślona
- Reprezentacjakto jest umocowany do działania w imieniu spółki
- Właściciele i kontroladane o strukturze właścicielskiej z rejestru
- Sprawozdania finansoweskala działalności i terminowość składania
- Forma prawnaAS, AB, ApS — z wyjaśnieniem różnic
- Data sprawdzeniadokument z datą pobrania danych
Jak to działa
- 1Wpisujesz nazwę albo numer rejestrowy spółki z Norwegii, Szwecji lub Danii
- 2Pobierasz raport w formacie PDF, po polsku, z datą sprawdzenia
- 3Dołączasz go do dokumentacji transakcji
Najczęstsze pytania
Nie. Krajowy Rejestr Sądowy prowadzi wyłącznie podmioty polskie, a wykaz podatników VAT obejmuje polskich podatników. Spółka norweska, szwedzka czy duńska nie figuruje w żadnym z nich — jej dane prowadzi urząd rejestrowy kraju siedziby.
Nie i nie taka jest jego rola. Warunki stosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów są określone odrębnie i obejmują między innymi weryfikację numeru VAT UE kontrahenta oraz dokumentację potwierdzającą wywóz towaru. Raport rejestrowy tych wymogów nie zastępuje. Dodatkowo Norwegia nie należy do Unii Europejskiej, więc transakcje z norweskim kontrahentem nie są dostawą wewnątrzwspólnotową.
To odpowiedniki spółki z ograniczoną odpowiedzialnością: AS w Norwegii, AB w Szwecji, ApS w Danii. Różnią się między innymi wymaganym kapitałem i zakresem obowiązków sprawozdawczych. W raporcie podajemy formę prawną wraz z wyjaśnieniem, bo polski system nie ma dla nich jednego odpowiednika.
Szerzej o podstawie prawnej piszemy w poradniku: Handel Polska–Norwegia: jak sprawdzić norweskiego kontrahenta (uwaga: poza VIES)
Raport zawiera dane z publicznych rejestrów przedsiębiorców Norwegii, Szwecji i Danii wraz z datą ich pobrania. Nie jest opinią prawną ani podatkową, nie jest tłumaczeniem przysięgłym i nie stanowi oceny wiarygodności kredytowej kontrahenta. Nie zastępuje certyfikatu rezydencji ani dokumentacji wymaganej dla stawki 0% przy dostawie wewnątrzwspólnotowej. Przywołane przepisy podajemy dla orientacji — w sprawach wątpliwych rozstrzyga treść ustawy i indywidualna ocena prawna lub podatkowa.