Polska firma w Danii — delegowanie, faktury i współpraca

Jak polska firma może działać w Danii?

Są trzy typowe drogi. Pierwsza to świadczenie usług z delegowaniem pracowników — polska firma realizuje kontrakt w Danii, wysyłając tam swoich ludzi, bez zakładania odrębnego podmiotu. Druga to oddział zagranicznej firmy (filial) — duński oddział Twojej polskiej spółki, wpisywany do rejestru w Erhvervsstyrelsen, z własnym numerem CVR, ale wciąż będący częścią polskiej firmy. Trzecia to założenie duńskiego podmiotu (spółki ApS lub działalności enkeltmandsvirksomhed), czyli osobnej duńskiej firmy.

Wybór zależy od skali, długości obecności i charakteru działalności. Krótkie kontrakty usługowe często realizuje się z delegowaniem; stała obecność handlowa bywa wygodniejsza przez filial albo duński podmiot. Każdy wariant ma inne konsekwencje podatkowe i administracyjne, dlatego warto to zaplanować z doradcą jeszcze przed wejściem na rynek.

Delegowanie pracowników do Danii — na co uważać

Delegowanie do Danii wiąże się z zestawem obowiązków. W praktyce dochodzą m.in.: potwierdzenie ubezpieczenia społecznego pracownika (formularz A1), zgłoszenie usługi i delegowanych pracowników do duńskiego rejestru RUT (Registret for Udenlandske Tjenesteydere), a w niektórych branżach dodatkowe wymogi dokumentacyjne na miejscu pracy. Trzeba też zapewnić warunki pracy zgodne z duńskimi standardami.

Dania nie ma ustawowej płacy minimalnej, ale w wielu branżach obowiązują układy zbiorowe (overenskomst), które ustalają minimalne warunki — i związki zawodowe mogą ich egzekwować także od firm zagranicznych. To obszar prawa pracy i delegowania, w którym szczegóły i wymogi bywają aktualizowane, a błędy są kosztowne. Konkretne wymogi dla Twojej branży potwierdź z doradcą — ten poradnik jedynie sygnalizuje, o czym pamiętać.

Filial i duński podmiot — czym się różnią?

Filial to duński oddział zagranicznej firmy. Dostaje własny numer CVR, może zarejestrować się do VAT (moms), zatrudniać i fakturować lokalnie, ale prawnie pozostaje częścią polskiej spółki — to nie jest odrębny podmiot z ograniczoną odpowiedzialnością. Duńska spółka ApS jest z kolei osobnym podmiotem z własnym kapitałem (co najmniej 20 000 DKK) i ograniczoną odpowiedzialnością.

Poniższa tabela zestawia trzy drogi obecności w Danii. To uproszczenie — wybór formy warto potwierdzić z doradcą, bo różnią się konsekwencjami podatkowymi, odpowiedzialnością i administracją.

Faktury i VAT w relacji Polska–Dania

Ponieważ Dania należy do Unii Europejskiej, rozliczenia działają jak w handlu wewnątrzwspólnotowym — inaczej niż z Norwegią, która jest poza UE. Duński numer VAT (moms) sprawdzisz w unijnym systemie VIES. W obrocie towarowym między firmami z UE zwykle mówimy o wewnątrzwspólnotowym nabyciu i dostawie (WNT/WDT), a przy wielu usługach transgranicznych podatek rozlicza nabywca (mechanizm odwrotnego obciążenia, reverse charge).

To, jak dokładnie zafakturować i rozliczyć konkretną transakcję, zależy od jej charakteru (towar czy usługa), miejsca świadczenia oraz statusu VAT obu stron. To materia, w której łatwo o błąd, dlatego konkretny przypadek potwierdź z doradcą podatkowym lub Krajową Informacją Skarbową. Ten poradnik nie jest poradą podatkową.

Zanim podpiszesz — sprawdź duńskiego kontrahenta

Zanim wejdziesz we współpracę albo podpiszesz umowę z duńską firmą, warto ją zweryfikować: potwierdzić, że istnieje i działa, sprawdzić formę prawną, osoby uprawnione do reprezentacji, status oraz kondycję finansową ze sprawozdań. Dane firmowe pochodzą z rejestru CVR (portal Virk), a status podatkowy — w tym VAT (moms) — ze Skattestyrelsen.

Problem w tym, że dane bywają rozproszone i po duńsku, a statusy łatwo pomylić. Raport NordScan zbiera te dane w jedną, czytelną całość po polsku — dane rejestrowe, formę prawną, reprezentację, status i finanse — w jednym pliku PDF, bez znajomości duńskiego. Krok po kroku proces weryfikacji opisujemy w osobnym poradniku o sprawdzaniu duńskiej firmy.

Najczęstsze pytania

Czy polska firma musi zakładać spółkę, żeby działać w Danii?

Nie zawsze. Krótsze kontrakty można realizować, świadcząc usługi z delegowaniem pracowników, bez zakładania odrębnego podmiotu. Przy stałej obecności często wybiera się oddział (filial) lub duński podmiot. Wybór zależy od skali i charakteru działalności — warto zaplanować go z doradcą.

Co to jest filial?

Filial to duński oddział zagranicznej firmy, wpisywany do rejestru w Erhvervsstyrelsen. Ma własny numer CVR, może zarejestrować się do VAT (moms), zatrudniać i fakturować lokalnie, ale pozostaje częścią polskiej spółki — nie jest odrębnym podmiotem z ograniczoną odpowiedzialnością jak duńska spółka ApS.

Co to jest rejestr RUT?

RUT (Registret for Udenlandske Tjenesteydere) to duński rejestr zagranicznych usługodawców. Firma delegująca pracowników do Danii zgłasza tam usługę i delegowanych pracowników. To jeden z kluczowych obowiązków przy delegowaniu — obok formularza A1 i warunków pracy wynikających z układów zbiorowych (overenskomst). Szczegóły dla swojej branży potwierdź z doradcą.

Jak rozliczyć fakturę dla duńskiej firmy?

Dania jest w UE, więc numer VAT (moms) sprawdzisz w VIES, a transakcje rozlicza się zwykle jako wewnątrzwspólnotowe (WNT/WDT) lub z odwrotnym obciążeniem (reverse charge) przy usługach. Dokładny sposób zależy od tego, czy to towar czy usługa, gdzie jest świadczona i od statusu VAT stron. To materia podatkowa — potwierdź konkretny przypadek z doradcą lub Krajową Informacją Skarbową.

Jak sprawdzić duńskiego kontrahenta przed współpracą?

Potwierdź, że firma istnieje i działa, sprawdź formę prawną, reprezentację, status i finanse ze sprawozdań. Dane firmowe pochodzą z rejestru CVR (portal Virk), a status podatkowy (VAT, moms) ze Skattestyrelsen. Raport NordScan zbiera to w jedną całość po polsku, w jednym pliku PDF, bez znajomości duńskiego.

Powiązane poradniki

• Jak sprawdzić firmę w Danii
• CVR i Virk — co to jest duński rejestr firm
• Jak założyć firmę w Danii — krok po kroku
• Firma jednoosobowa w Danii (enkeltmandsvirksomhed) — podatki i koszty
• Spółka ApS w Danii (anpartsselskab) — jak działa i ile kosztuje
• Prowadzenie działalności w Danii — obowiązki i formalności
• Handel Polska–Dania: jak sprawdzić duńskiego kontrahenta i bezpiecznie rozliczyć transakcję